Eseguire Calcoli su Excel

Inserire formule nelle celle

Una delle principali caratteristiche del foglio di calcolo è quella di poter creare una vasta gamma di formule per svolgere operazioni semplici o complesse. Una formula immessa in una cella può essere costituita da uno dei seguenti elementi: operatori, riferimenti di celle, valori, funzioni del foglio di lavoro.
Una formula può essere costituita al massimo da 1024 caratteri; dopo aver immesso una formula all’interno di una cella, in essa viene visualizzato il risultato, mentre il testo della formula compare nella barra della formula quando la cella viene attivata.
All’interno di ciascuna formula, Excel esegue le operazioni da sinistra verso destra seguendo uno specifico ordine di priorità (la cosiddetta precedenza degli operatori, a tutti nota già dalla scuola elementare). Per modificare l’ordine di precedenza di Excel è, ovviamente, possibile utilizzare le parentesi.
Al fine di mettere Excel in condizione di comprendere che quella digitata in una certa cella è una formula e non del semplice testo, è necessario che essa sia preceduta dal simbolo di uguale.
Inoltre, per l’immissione o la modifica delle formule si può utilizzare anche la cosiddetta Finestra della formula, per accedere alla quale si clicca sul pulsante Modifica formula nella riga di edit (il pulsante è contrassegnato dal segno di uguale). Grazie a questa finestra è possibile immettere formule manualmente o di utilizzare le tecniche di puntamento. Il vantaggio è costituito dal fatto che la finestra visualizza il risultato della formula durante la sua immissione.
Una volta digitato il simbolo di uguale, è necessario indicare quali sono i valori che si vogliono calcolare all’interno della formula, ovviamente con gli opportuni simboli aritmetici, di confronto e di concatenazione. Ad esempio, per visualizzare nella cella C1 la somma dei valori contenuti nella cella A1 e B1, sarà necessario inserire il simbolo di uguale, quindi cliccare sulla cella A1, inserire il simbolo di addizione e cliccare sulla cella B1.
A tal proposito, è importante distinguere tra riferimenti di cella relativi e assoluti: per impostazione predefinita, Excel crea nelle formule riferimenti di cella relativi; la distinzione risulta essere evidente quando si copia una formula in un’altra cella. Infatti, quando la formula precedentemente creata (=A1+B1) viene copiata nella cella sottostante, Excel non crea una copia esatta della formula, bensì riporta =A2+B2.
In altre parole, Excel adatta i riferimenti di cella in modo da fare riferimento alle celle che si trovano nella medesima posizione relativa rispetto alla nuova formula. In molti casi, può essere necessario che un riferimento di cella venga copiato identico all’originale: per fare ciò, il riferimento relativo in oggetto (ad esempio A1) deve essere reso assoluto, ovvero deve essere imposto che, in qualunque cella venga copiata la formula che lo contiene, la lettera che indica la colonna ed il numero che indica la riga (rispettivamente A e 1) non dovranno variare. A tal fine, è sufficiente far precedere sia la lettera di colonna sia il numero di riga da un simbolo di dollaro, quindi =$A$1+B1.
Quando si copia questa formula nelle due celle sottostanti, Excel genera la seguente formula: =$A$1+B2.
I riferimenti di cella relativi sono stati cambiati, mentre il riferimento alla cella A1 è rimasto invariati. Excel consente anche di utilizzare riferimenti misti nei quali solo uno dei componenti dell’indirizzo è assoluto, semplicemente inserendo il segno di dollaro nella posizione appropriata.

• criterio di ricalcolo delle formule

Se si effettua una modifica su una cella utilizzata da una formula, questa visualizza immediatamente un nuovo risultato, grazie alla modalità di calcolo automatico impostata in Excel. A volte, però, può essere preferibile controllare il momento nel quale le formule devono essere calcolate (ad esempio, nel caso in cui ci siano migliaia di formule ed il loro ricalcalo ad ogni minimo passaggio rallenti il lavoro); in queste situazioni, è consigliabile impostare la modalità di calcolo manuale di Excel, cosicché, se è presente una formula non calcolata, Excel visualizza Calcola nella barra di stato e, per ricalcolare le formule si può utilizzare il tasto F9, che calcola le formule in tutte le cartelle di lavoro aperte, o la combinazione d tasti rapidi Maiusc+F9, che calcola solo le formule nel foglio di lavoro attivo.
Le formule possono fare riferimento anche a celle contenute in altri fogli di lavoro ed in altre cartelle di lavoro (in quest’ultimo caso, la cartella di lavoro che contiene le celle oggetto del riferimento non deve essere necessariamente aperta).

• riferimenti circolari

Una formula può definire un riferimento circolare nel momento in cui essa fa riferimento al proprio risultato, direttamente o indirettamente; il problema, ovviamente, risiede nel fatto che, inserendo come termine di una formula il risultato di questa, ogni volta che esso viene definito, la formula verrà ricalcolata, e così via all’infinito.

Utilizzare le funzioni

Con funzioni si intendono gli strumenti incorporati che vengono utilizzati nelle formule per eseguire una serie di operazioni; in particolare, le funzioni consentono di semplificare le formule e creare formule per eseguire calcoli che, diversamente, sarebbero impossibili. Tutte le funzioni utilizzano una coppia di parentesi, all’interno delle quali è contenuta l’informazione che consente di comunicare l’indirizzo delle celle che contengono i valori con i quali la funzione deve operare ed è detta argomento.
Se si possiede una certa familiarità con la funzione (ovvero si conoscono il numero ed il tipo di argomenti), si possono digitare la funzione e i relativi argomenti all’interno della formula. In alternativa, la Finestra della formula fornisce un metodo per immettere una funzione e i relativi argomenti in modo semiautomatico.
L’uso della finestra della formula garantisce che la funzione immessa sia corretta e abbia un numero appropriato di argomenti disposti nel giusto ordine.
Per inserire una funzione, il primo passo consiste nel selezionare la funzione nella finestra di dialogo Incolla funzione (Inserisci à Funzione); essa mostra le categorie di funzioni nella casella di riepilogo Categoria e le funzioni contenute nella categoria selezionata nella casella Nome funzione.
Una volta individuata la funzione che si vuole utilizzare, si clicca su OK; compare così la finestra della formula di Excel, mediante la quale è possibile specificare gli argomenti della funzione.
Una volta individuata la funzione che si vuole utilizzare, cliccando su OK compare la finestra della formula di Excel, il cui uso garantisce che la funzione immessa sia coretta e abbia il numero appropriato di argomenti disposti nel giusto ordine.