Dispensa PowerPoint 2013

• POWERPOINT – OFFICE 2013 (PREVIEW)

 

• 0. Introduzione.
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• PowerPoint è un software, parte della suite Office, che è orientato principalmente alla costruzione di presentazioni multimediali.
• Un documento PowerPoint appare costituito da una sequenza di diapositive, separate da effetti di transizione e contenenti ciascuna oggetti di vario tipo. Tra gli oggetti figurano testo, immagini, suono, animazioni e filmati video. Ad ogni oggetto possono essere associate delle proprietà che determinano il modo di apparire e, dove sensato, di comportarsi dell’oggetto stesso.
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• 1. Creazione del layout della presentazione.
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• Il layout o schema della presentazione è rappresentato da quell'insieme di elementi (statici e/o dinamici) che caratterizzano, in maniera ricorrente in ogni diapositiva, la struttura della presentazione stessa. Il modo più semplice per creare un layout per la presentazione è quello di sceglierlo dal pannello che compare all’apertura di PowerPoint stesso oppure in risposta al comando File | Nuovo. In tale pannello è possibile in alternativa scegliere diverse voci; le più interessanti sono:

• la voce Presentazione vuota per creare una presentazione vuota senza nessun layout;
• una delle voci mostrate di seguito nella pagina;
• una delle voci che si possono visualizzare eseguendo una ricerca; poi occorre confermare con Crea.

 

Successivamente scegliendo la voce di menù Home | Diapositive | Nuova diapositiva verrà visualizzato un elenco di possibili tipi di diapositiva da inserire.

 

In qualunque istante è poi possibile apportare modifiche al layout della presentazione scegliendo la voce Disegno | Temi e quindi scegliere un diverso tema dall’elenco. E' possibile ritornare alla visualizzazione normale delle diapositive da qualunque altro metodo di visualizzazione con il comando Visualizza | Viste di presentazione | Visualizzazione normale.

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• 2. Inserimento di diapositive con elementi base (es. titolo ed elenco puntato).
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• Per creare in una presentazione delle diapositive con elementi di base si può usare il comando Home | Diapositiva | Nuova diapositiva seguito dalla scelta, nell’elenco, di un tipo di diapositiva che in questo caso dovrebbe essere diapositiva titolo oppure diapositiva vuota.  E’ possibile inserire del testo con il comando Inserisci | Testo | casella di Testo. Una volta che sia stato inserito del testo è possibile personalizzarne parecchie caratteristiche (come font, dimensione, colore, elenchi puntati e numerati, ecc.) usando il menù Home (in particolare le sezioni Carattere e Paragrafo) dopo avere selezionato l’oggetto (e eventualmente anche il testo nell'oggetto).
• E' infine possibile attraverso il menù Inserisci | Testo | WordArt inserire un oggetto WordArt che rappresenta un testo a cui è possibile aggiungere tantissimi interessanti effetti. In questo caso è potente la possibilità di personalizzazione grazie alla barra WordArt che compare selezionando la voce Strumenti di disegno | Formato | Stili WordArt (tale voce si attiva quando è selezionato un oggetto WordArt).
• Sono sempre possibili, in ogni contesto, operazioni di spostamento, rotazione,  ridimensionamento e modifica strutturale degli oggetti con il mouse (agendo sugli appositi marker).

 

• 3. Aggiunta di diapositive contenenti grafici Excel.
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• Il modo più semplice per inserire grafici Excel in diapositive PowerPoint è probabilmente il seguente:
• si inserisce, se necessario, una diapositiva vuota (comando Home | Diapositive | Nuova diapositiva);
• si apre l'applicativo Excel e si seleziona (dopo averlo eventualmente creato) un grafico (meglio se come oggetto sovrapposto ad un foglio dati);
• si da il comando Excel Home | Appunti | Copia;
• passando a PowerPoint si da il comando Home | Appunti | Incolla.

 

• 4. Aggiunta di diapositive contenenti pagine Word o fogli Excel.
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• Il modo più semplice per inserire pagine Word o fogli Excel in diapositive PowerPoint è probabilmente il seguente:
• si inserisce, se necessario, una diapositiva vuota (comando Home | Diapositive | Nuova diapositiva);
• si apre l'applicativo Word  o Excel e si seleziona (dopo averlo eventualmente creato) un oggetto che può essere una porzione di testo, una pagina, un intervallo di celle, un foglio, ecc.;
• si da il comando Word o Excel Home | Appunti | Copia;
• tornando a PowerPoint si da il comando Home | Appunti | Incolla o meglio Home | Appunti | Incolla | Incolla speciale per potere scegliere il formato con cui incollare.

 

Potrebbe essere necessario cambiare lo sfondo dell’oggetto importato con il comando del menù di scelta rapida (click con il destro) | Formato oggetto. Oppure scegliendo dal menù di scelta rapida della diapositiva il comando Sfondo e scegliendo la voce relativa agli effetti di Riempimento è possibile escludere la grafica o cambiare il colore di sfondo per la corrente diapositiva.

Si ricordi inoltre che le operazioni di ridimensionamento dell'oggetto in PowerPoint possono comportare delle distorsioni inaccettabili dell'oggetto: meglio ridimensionare direttamente l'originale.

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• 5. Aggiunta di elementi multimediali.
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• Volendo considerare gli elementi tipici della multimedialità, passiamo in rassegna le principali operazioni ed i principali comandi ad essi relativi all’interno di PowerPoint:
• Per quanto riguarda le immagini il comando principale per inserirle è il comando Inserisci | Immagini | Immagine che consente di individuare il file (tipicamente su hard disk) da importare nella presentazione. Molti sono i formati di immagine supportati (bmp, dib, wmf, jpg, tif, gif, …). Una volta inserita l’immagine, è possibile operare personalizzazioni attraverso la voce Formato …. del menù di scelta rapida dopo avere selezionato l’oggetto. E' possibile aggiungere una immagine come sfondo usando il comando Sfondo del menù di scelta rapida e selezionando la voce Riempimento. Una volta selezionata tale voce si sceglie l’opzione Immagine o texture o si seleziona una immagine con il pulsante File e quindi applicando tale scelta alla diapositiva corrente o a tutte.
• Per quanto riguarda i suoni il comando principale per inserirli è il comando Inserisci | Elementi multimediali | Audio | Audio dal mio PC che consente di individuare il file (tipicamente su hard disk) da importare nella presentazione. Molti sono i formati di file sonori supportati (wav, mid per suoni MIDI, rmi, …). È poi possibile accedere al menù  Strumenti audio | Riproduzione (in particolare la voce Opzioni suono) dopo avere selezionato l’oggetto. In particolare è possibile stabilire che il brano sonoro venga ripetuto ciclicamente (fino alla scomparsa della diapositiva); è  possibile stabilire che l’oggetto grafico che rappresenta l’audio venga nascosto durante la riproduzione; è anche possibile stabilire come il suono debba essere mandato in esecuzione.
• Per quanto riguarda i filmati (o le animazioni) il comando principale per inserirli è il comando Inserisci | Elementi multimediali | Video | Video dal mio PC che consente di individuare il file (tipicamente su hard disk) da importare nella presentazione. Molti sono i formati di filmato supportati (avi, mpeg per filmati compressi con lo standard MPEG, mpe, ecc.). Anche qui, una volta inserito il suono, è possibile operare personalizzazioni attraverso il menù di scelta rapida alla voce Formato ….. È anche possibile accedere al menù  Strumenti filmato | Riproduzione (in particolare la voce Opzioni filmato) dopo avere selezionato l’oggetto. In particolare è possibile stabilire che il filmato venga ripetuto ciclicamente fino alla scomparsa della diapositiva; è anche possibile stabilire come il video debba essere mandato in esecuzione.

 

• Per i diversi oggetti inseriti in una diapositiva risulta particolarmente interessante una caratteristica di personalizzazione richiamata attraverso il menù Animazioni | Animazioni Avanzate. Da tale menù, la voce Pannello animazioni consente di visualizzare la relativa task bar nella quale avverranno le successive operazioni:
• il comando Animazioni | Animazioni Avanzate | Aggiungi Animazione consente  di associare all’oggetto selezionato una animazione che verrà inserita nella task bar (è poi possibile rimuovere l’animazione stessa eliminandola dalla task bar – tasto CANC). Come esempio di animazioni abbiamo la comparsa dell’oggetto o l’entrata dell’oggetto; per gli oggetti suono e filmato ricordarsi di usare gli appositi  effetti suono e filmato presenti in cima all’elenco degli effetti;
• è possibile modificare i parametri dell’animazione scelta dall’elenco delle animazioni nella task bar agendo sull’elenco a discesa che compare (in particolare se l’animazione deve partire con un click, assieme all’animazione precedente o dopo l’animazione precedente e la voce Opzioni dell’effetto per regolare in maniera intuitiva altre particolarità dell’animazione);
• modificare trascinandoli (nella task bar) l’ordine con cui eseguire brani sonori e animazioni in una diapositiva (nella lista compaiono solo gli oggetti a cui è associata una animazione);
• modificare la temporizzazione del brano sonoro o dell’animazione (voce Temporizzazione del menù a discesa associato alla lista delle animazioni nella task bar); risultano interessanti i parametri relativi al ritardo di esecuzione, alla velocità dell’animazione e al numero di ripetizioni;
• modificare i parametri dell’effetto di animazione (voce Opzioni dell’effetto del menù a discesa associato alla lista delle animazioni nella task bar); questi parametri sono diversi a seconda del tipo di animazione e spesso specificano dettagli su come realizzare l’animazione (ad esempio per un oggetto con animazione in entrata si specifica se l’entrata avviene dall’alto, dal basso, da sinistra o da destra); sono particolarmente importanti i parametri relativi ai filmati e ai suoni (che consentono di regolare anche il punto di inizio riproduzione e quando terminare il suono/filmato); per gli oggetti di testo sono particolarmente interessanti gli effetti di testo (come l’entrata per singole voci o in blocco). Per gli oggetti di tipo testo nella task bar, quando si specifica l’entrata per singole voci, compare una doppia freccia che consente di operare sui parametri di entrata delle singole voci di elenco.

 

• Per quanto riguarda l’interattività, aspetto fondamentale della multimedialità, esiste la voce Inserisci | Collegamento | Azione (una volta selezionato un oggetto) che consente di stabilire quale azione eseguire se si fa click con il mouse su quell’oggetto o se si passa con il mouse sopra l’oggetto. Le principali azioni definibili sono: nessuna, passare ad una diapositiva (la successiva, la precedente, una particolare, ecc.), eseguire un programma, eseguire una macro Visual Basic (che deve essere già stata creata in precedenza tramite il comando Sviluppatore | Codice | Macro – abilitare la scrittura di codice attivando l’opzione Sviluppatore nella listbox di destra del menù File | Opzioni | Personalizza barra multifunzione - inoltre occorre abilitare l’esecuzione delle macro agendo sul bottone Impostazioni del centro sicurezza che si trova nel menù File | Opzioni | Centro sicurezza), eseguire l’oggetto (per suoni e filmati), eseguire un suono.

 

• 6. Uso di effetti di transizione.
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• Per potere applicare gli effetti di transizione (così come potere effettuare operazioni di taglia-copia-incolla di interi blocchi di diapositive) conviene passare alla modalità di visualizzazione della sequenza delle diapositive attraverso il comando Visualizza | Viste di presentazione | Sequenza diapositive. Per tornare alla visualizzazione normale usare il comando Visualizza | Viste di presentazione | Normale.
• A questo punto per inserire o modificare effetti di transizione è sufficiente selezionare le voci del gruppo Transizione a questa diapositiva del menù Transizioni (la transizione è relativa alla diapositiva selezionata).
• A questo punto dal menù Transizioni è possibile scegliere i seguenti elementi che sono relativi alla transizione verso la diapositiva selezionata:
• scegliere l'effetto di transizione dalla relativa lista, scegliere la velocità di transizione e l’eventuale suono di accompagnamento;
• scegliere la modalità di transizione: con un click del mouse o automaticamente dopo un numero di secondi specificato (queste opzioni riguardano la transizione verso la diapositiva successiva);
• scegliere se applicare la transizione a tutte le diapositive.
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• 7. Uso di Organization Chart.
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• Attraverso il comando Inserisci | Illustrazioni | SmartArt è possibile richiamare una finestra di dialogo in cui scegliere Gerarchia a sinistra e poi l’Organization Chart a destra per la costruzione di organigrammi all'interno di una diapositiva PowerPoint. Per modificare un organigramma su una diapositiva è sufficiente fare click sul medesimo guadagnando di nuovo l'accesso alle operazioni sull’Organization Chart. La gestione dell’organigramma avviene principalmente tramite le voci di Ribbon (Nastro – barra multifunzione) SmartArt | Disegno o SmartArt | Formato che compaiono quando è in costruzione o in modifica un Organization Chart.
• Per quanto riguarda gli Organization Chart ci limitiamo a fornire le seguenti indicazioni senza nessuna pretesa di completezza:
• all'inizio compare una struttura predeterminata di organigramma che è possibile modificare ed estendere in maniera semplice ed intuitiva usando le voci della Barra che compare a sinistra (per visualizzarla fare click sulle freccettine a sinistra dell’oggetto) oppure attraverso le voci dei menù SmartArt | Disegno o SmartArt | Formato; in particolare la voce SmartArt | Disegno | Crea grafico | Layout consente di scegliere o modificare il layout dell’organigramma (o sottorganigramma), mentre la voce SmartArt | Disegno | Crea grafico | Aggiungi forma | …. consente  di aggiungere un nuovo blocco all’organigramma nella posizione desiderata;
• all'interno di ogni blocco dell'organigramma è possibile inserire opportune scritte (direttamente con il menù di scelta rapida o usando la barra di sinistra);
• è possibile usare il tasto shift assieme al click del mouse per effettuare selezioni multiple (come in quasi tutti i contesti Windows);
• importante è la presenza delle diverse voci di formato che si trovano nel menù SmartArt | Formato dal quale si può scegliere lo stile desiderato;
• è possibile modificare le caratteristiche dei blocchi, delle linee di congiunzione e del testo dopo avere selezionato i relativi elementi, usando le opportune voci del menù SmartArt | Formato;
• con il menù SmartArt | Formato quando è selezionato solo il diagramma nel suo complesso, è possibile modificare il colore di sfondo del diagramma;
• le voci SmartArt | Disegno | Layouts e SmartArt | Disegno | Stili SmartArt consentono di scegliere uno tra i formati predefiniti per gli oggetti del diagramma;
• usando il menù di scelta rapida alla voce Formato forma una volta scelto un elemento del diagramma è possibile accedere alla taskbar di destra per modificare, in maniera intuitiva, le diverse proprietà dell’oggetto.

 

• 8. La presentazione delle diapositive.
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• La presentazione delle diapositive può avvenire attraverso il comando Mostra diapositive | Inizia presentazione diapositive e poi scegliendo una delle relative sottovoci (di solito dall’inizio o dalla diapositiva corrente).

 

• 9. Descrizione di alcune voci di menù (ribbon – barra multifunzione) di PowerPoint.
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• Senza nessuna pretesa di completezza passiamo in rassegna rapidamente alcune voci di menù (ribbon – nastro – barra multifunzione) dell'applicativo PowerPoint; le voci sono raggruppate secondo categorie logiche che richiamano la struttura delle precedenti versioni (Office 2003).
• File | Nuovo: crea una nuova presentazione richiedendo il modello con cui costruirla;
• File | Apri: apre una presentazione esistente;
• File | Chiudi: chiude la presentazione corrente;
• File | Salva e File | Salva con nome: consentono di salvare su file la presentazione corrente; il comando Salva con nome consente anche di salvare la presentazione in formato PDF, GIF o XML;
• File | Stampa: consente di vedere l’anteprima di stampa a destra (avendo la possibilità di provvedere all'impostazione dei parametri di stampa) e consente (con il pulsante Stampa) la stampa effettiva della presentazione; la stampa può essere effettuata secondo modalità e con contenuti diversi;
• In File | Esporta è possibile esportare la presentazione in diversi formati tra cui la possibilità di creare un video a partire dalla presentazione;
• File | Opzioni: consente di impostare diverse opzioni del programma PowerPoint;
• Le funzionalità di Modifica consentono le solite operazioni di editing:
• annullamento dell'ultima operazione: bottone annulla in alto a sinistra;
• taglia, copia, incolla: dal menù Home | Appunti;
• cancellare un oggetto: tramite il tasto CANC;
• cancellare una diapositiva: tasto CANC da vista “sequenza diapositive”;
• selezione di tutti gli elementi: menù Home | Modifica | Seleziona | Seleziona tutto;
• trovare testo: menù Home | Modifica | Trova
• sostituire testo: menù Home | Modifica | Sostituisci | Sostituisci
• Visualizza | Viste di presentazione | Visualizzazione normale: abilita la vista normale per l'editing del contenuto di ogni singola diapositiva;
• Visualizza | Viste di presentazione | Sequenza diapositive: mostra la sequenza miniaturizzata delle diapositive e consente di agire su blocchi di diapositive;
• Visualizza | Viste di presentazione | Pagine note: consente di vedere e modificare le note alle singole diapositive oltre alle diapositive stesse;
• Visualizza | Viste di presentazione | Presentazione diapositive: consente di visualizzare la presentazione vera e propria (non a schermo intero);
• Visualizza | Zoom | Zoom: consente di fissare il livello di zoom (in percentuale) per la visualizzazione corrente;
• Le funzionalità di Inserimento consento l'inserimento di diversi oggetti tra cui principalmente:
• una immagine da una serie di possibili fonti diverse: voce Inserisci | Immagini | Immagine;
• una casella di testo: voce Inserisci | Testo | Casella di testo;
• un filmato: voce Inserisci | Elementi multimediali | Filmato | Filmato dal mio PC;
• un suono da una serie di possibili fonti: voce Inserisci | Elementi multimediali | Suono | Suono dal mio PC;
• un grafico costruito direttamente a partire dai dati di base: voce Inserisci | Illustrazioni | Grafico;
• un oggetto OLE qualunque creato ex-novo o importato da file:  voce Inserisci | Testo | Oggetto;
• una tabella: voce Inserisci | Tabelle | Tabella | Inserisci tabella;
• Le funzionalità di Formato regolano il formato dell'oggetto o degli oggetti selezionati; in generale alla fine dell’operazione di click o di drag per selezionare oggetti comparirà il menù Strumenti di disegno | Formato che consente di modificare le caratteristiche degli oggetti selezionati. In generale è possibile impostare il formato dei seguenti elementi:
• il carattere: il comando che consente di modificare il carattere e altri aspetti del testo è Home | Carattere (con tutte le sue sottovoci);
• il punto degli elenchi puntati, l'allineamento del testo e altre caratteristiche di un paragrafo: il comando che consente l’accesso a tali operazioni è Home | Paragrafo;
• oggetti vari (immagini, suoni, filmati, testo, ...): le voci del menù formato che compaiono in aggiunta sul ribbon quando si seleziona un oggetto sono dedicate alle operazioni di formattazione ammesse sul particolare oggetto selezionato; in alternativa è possibile scegliere l’apposita voce Formato ... dal menù di scelta rapida (click con il destro);
• lo sfondo: per cambiare le caratteristiche dello sfondo usare  il menù di scelta rapida (click con il destro) alla voce Sfondo.
• Revisioni | Controllo | Ortografia: consente di eseguire il correttore ortografico sul testo della presentazione;
• Sviluppatore | Codice | Visual Basic: consente di aprire la finestra per la scrittura e la modifica di macro Visual Basic;
• File | Opzioni: consente di visualizzare e modificare le opzioni generali dell'applicativo PowerPoint: in particolare vedere le opzioni di sicurezza (centro sicurezza) relative all’esecuzione delle macro;
• Il menù Presentazione diapositive consente di eseguire tutta una serie di operazioni riguardanti appunto la presentazione delle diapositive; l'operazione principale è la visualizzazione della presentazione delle diapositive (voce Visualizza presentazione | Dall’inizio oppure Visualizza presentazione | Dalla corrente diapositiva): la presentazione di solito prosegue grazie ad un click del mouse e può essere interrotta con il tasto Esc; attraverso la voce Inserisci | Illustrazioni | Forme | Pulsanti di azione è possibile inserire pulsanti per eseguire varie azioni (standard o personalizzate); nel gruppo Impostazioni è possibile scegliere una serie di parametri tra cui disabilitare la visualizzazione dei controlli per i media (audio e video).
• Il menù Transizioni consente di regolare le modalità di transizione da una diapositiva alla successiva; in particolare si può disabilitare l’avanzamento tramite click del mouse in modo da abilitare un avanzamento temporizzato o un avanzamento tramite click su appositi pulsanti predisposti dall’utente (gruppo Temporizzazione);
• Il menù Vista | Finestra ha il solito significato che ha in tutti gli applicativi Windows standard (vecchio stile) il menù Finestra;
• Il menù ? (help) ha il solito significato che ha in tutti gli applicativi Windows standard.

 

Sono infine di particolare interesse le seguenti voci:

• Inserisci | Immagini | Album Foto: consente di creare una presentazione che mostra una serie di immagini tratte da supporto magnetico.
• Inserisci | Immagini | Immagini online: per inserire immagini dalla clipart online di Office.
• Inserisci | Illustrazioni | Forme: per inserire forme quali frecce, ecc.
• Inserisci | Collegamento | Collegamento ipertestuale: per inserire collegamenti ipertestuali (a Internet o a presentazioni PowerPoint) in una presentazione PowerPoint.
• Presentazione diapositive | Impostazioni | Registra narrazione: consente di registrare una narrazione che presenti le diapositive (richiede microfono).
• Vista | Viste Master | Diapositiva master: consente di modificare le caratteristiche che vengono inserite in ogni diapositiva (che praticamente costituiscono una buona parte del tema/modello della presentazione).

 

ESERCITAZIONE STILE PROBLEM SOLVING

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• Costruire una presentazione PowerPoint su un qualunque argomento che contenga almeno una diapositiva per ciascuna delle seguenti tipologie:
• Una diapositiva con titolo e sottotitolo
• Una diapositiva con titolo e sottotitolo orientati a 45°
• Una diapositiva con elenchi puntati e numerati
• Una diapositiva con casella di testo normale e una di testo WordArt
• Una diapositiva con l'inclusione di un grafico Excel
• Una diapositiva con un brano di testo Word
• Una diapositiva con una zona di foglio Excel
• Una diapositiva con una immagine di sfondo
• Una diapositiva contenente una immagine, una animazione ed un suono opportunamente personalizzati (animati).
• Una diapositiva con una serie di caselle di testo che facciano da link per: andare alla prima pagina (semplicemente passando sopra con il mouse), andare alla pagina precedente, andare alla pagina numero 5, eseguire Excel (su un dato foglio).
• Una diapositiva con un organigramma.