Excel suggerimenti pratici

Suggerimenti pratici per EXCEL

Come correggere il contenuto di una cella senza riscriverlo

Cliccare sulla cella di cui si vuole correggere il contenuto, che apparirà nella Barra della formula, la terza dall’alto. Correggendo il testo nella barra della formula, le modifiche appariranno anche nella cella. Per fissarle basta cliccare da qualche parte dello schermo per uscire dalla cella modificata.

Come impostare una somma di celle o convertire formato numerico.

Se si vogliono sommare i contenuti numerici (le celle devono avere come formato “Numero”) di più celle contigue in una riga o colonna, si clicca con il tasto destro sulla cella in cui deve essere  inserita la somma, poi dalla barra Strumenti si clicca sul simbolo della sommatoria. Apparirà in trasparenza sulla cella la formula della somma, in cui si inseriscono le coordinate della prima ed ultima cella da sommare, che saranno divise dal segno :  dopo di che si deve fare l’Invio per inserire la formula. Nella casella apparirà il risultato della somma. Per estendere la formula a tutta una colonna o riga, a questo punto si clicca con il tasto destro sulla cella in cui abbiamo inserito la formula, e si sceglie Copia. Si va quindi in testa alla riga o colonna e si evidenzia, dopo di che si clicca con il tasto destro e si Incolla. La formula a questo punto è applicata a tutte le celle della riga o colonna. Se la colonna è stata erroneamente inserita con un formato di Testo, non si possono eseguire operazioni numeriche sui dati inseriti. Per impostare la differenza tra due celle, si clicca sulla cella in cui si vuole appaia il risultato, poi sulla barra della Formula e si inserisce da tastiera  = Xnn-Ymm  cliccando poi su Invio, dove Xnn è la cella dal cui contenuto si vuole sottrarre il contenuto della cella Ymm. Per trasformare i dati già inseriti in Numeri, si seleziona la Colonna, dalla barra degli strumenti si sceglie  DATI  >>  Testo in colonne. Apparirà una finestra in cui si clicca su Delimitati  >> Avanti, nella successiva finestra si sceglie  Tabulazione  >>  Avanti. Nella finestra successiva nella Sezione Formato Dati si clicca su Generale, si apre Avanzate e si clicca sulla Virgola per la separazione dei decimali  >>  Fine.
Se si vuole eliminare una formula mantenendo solo il risultato, selezionare col tasto destro la colonna in cui c’è la formula, col tasto destro scegliere Copia, dalla barra Strumenti scegliere Incolla  >>  Valori.

Come salvare un foglio Indirizzi per caricare la Rubrica di Outlook Express.

A differenza di Outlook, OE non accetta come input fogli in formato Excel, che devono essere convertiti, salvandoli da File  >> Salva con nome e scegliendo nella finestra che si apre nella casella in basso, il formato di salvataggio  CSV (delimitato da separatore elenco). Al nome originale del file si aggiunge in fondo CSV per distinguerlo da foglio in formato Excel, salvandolo nella stessa cartella.

Come numerare progressivamente una colonna

Se nel foglio Excel sono inseriti dei riquadri per dei testi, la prima colonna con la numerazione progressiva non corrisponderà con la numerazione delle righe contenenti gli elementi registrati nel foglio Excel. Può essere pertanto utile inserire una nuova colonna con una numerazione progressiva che parta dal primo elemento del foglio. Per inserire la colonna nuova, selezionare la colonna immediatamente a destra del punto in cui si vuole creare la colonna nuova, andare sulla barra strumenti, scegliere  Inserisci  >> Colonna. Nella colonna che apparirà, inserire il numeri 1 nella prima cella partendo dall’alto, poi il numero 2 nella cella successiva. Selezionare le due celle, poi posizionare il puntatore nell’angolo in basso a destra della cella con il numero 2. Quando appare una crocetta, trascinare con il tasto sinistro del mouse la numerazione fino all’ultima cella che si vuole numerare, poi rilasciare il tasto sinistro del mouse. Appariranno i numeri progressivi da 1 al numero di righe che si è scelto di numerare.

Limitare il numero di righe o colonne visibili sul foglio Excel

Posizionarsi sulla colonna o riga successiva all’ultima che si vuole mantenere e selezionarla  >>  premere contemporaneamente  Maiusc +  CTRL sinistro +  freccia a destra o giù rispettivamente per colonne e righe, andare sulla barra Strumenti e scegliere Formato  >>  colonne (o righe)  >>  Nascondi.

Ordinare un foglio nella maniera voluta con scelta multipla

Dalla barra Strumenti selezionare Dati  >>  Ordina, si apre una finestra con tre ordini di ordinamento a scelta tra tutti i campi in sequenza. Ad esempio per ordinare per Sezione, si immette nel primo ordine Sezione, nel secondo Tipo di Socio, nel terzo Cognome.

Inserimento dati nelle celle scegliendoli da un elenco.

Per evitare errori di inserimento e per limitare la scelta ad un numero limitato di definizioni o dati, si possono accoppiare alle celle degli specifici elenchi che possono comprendere un numero limitato di scelte numeriche o alfanumeriche. La procedura è abbastanza semplice: utilizzare la prima colonna libera alla fine del modulo Excel in cui si vuole inserire la scelta da elenco, oppure inserire i dati nel Foglio2. Inserire partendo dalla prima, o da qualsiasi altra cella, i valori o testi da utilizzare. Quando l’elenco è completato, selezionare le celle che lo contengono, e nella casella Nome , la prima a sinistra della barra della Formula ( la prima sopra il corpo del foglio Excel), scrivere un nome di riferimento, ad esempio MODPAG, o QUOTE, ecc, e successivamente premere Invio.
A questo punto andare sulla prima cella della colonna in cui si vuole utilizzare l’elenco per l’inserimento dati, selezionarla, andare su Dati nella barra degli strumenti, selezionare Convalida  >>  Impostazioni  >>  nel menù a tendina Consenti scegliere Elenco  >> marcare le due opzioni  Elenco nella cella e Ignora celle vuote  >>  nella casella Origine scrivere il nome che si è dato all’elenco, preceduto dal segno di = (es.  =MODPAG) e poi dare OK.
Per estendere l’immissione da Elenco alle altre celle della stessa colonna, o di un’altra colonna, selezionare la cella che abbiamo già accoppiata all’Elenco  >>  Copia con il tasto destro  >> selezionare le celle che vogliamo accoppiare allo stesso Elenco  >> Incolla con tasto destro.

Bloccare o nascondere righe e/o colonne.

Per bloccare una riga o un riquadro, effettuare una delle seguenti operazioni:
Il riquadro superiore orizzontale      Selezionare la riga al di sotto del punto in cui si desidera effettuare la divisione.
Il riquadro verticale sinistro      Selezionare la colonna a destra del punto in cui si desidera effettuare la divisione.
Il riquadro superiore e quello sinistro      Selezionare la cella al di sotto e a destra del punto in cui si desidera effettuare la divisione.
Dal menu Finestra scegliere Blocca riquadri.
Per sbloccare tutte le impostazioni di blocco riquadri, dal menu Finestra scegliere Sblocca riquadri.
Per nascondere una o più colonne, anche non consecutive, selezionare , in una o più riprese, le colonne da nascondere (che non vengono cancellate, ma solamente rese invisibili per comodità di visualizzazione su schermo o stampa), andare sulla barra degli Strumenti  >>   Formato  >>  Riga o Colonna >> Nascondi. Per rendere visibili le colonne nascoste rifare la stessa sequenza, scegliendo Scopri.

Utilizzare un calendario per inserire le date utilizzando solo il mouse.

In origine Excel non è dotato di un sistema per inserire le date con una maschera predisposta o da calendario. E’ possibile tuttavia scaricare da Internet un plug-in che fornisca la funzione complementare Calendario >> Inserisci data, o utilizzare quello allegato ai Programmi eseguibili Calendar.xla. Se si scarica da Internet o si vuol salvare il plug-in allegato ad una Email, bisogna abbassare la protezione a Media ed accettare plug-in senza certificazione Windows, altrimenti Windows rifiuta di salvarlo. La Cartella tecnicamente corretta in cui scaricare il file sarebbe DiscoC\Programmi\MSOffice\Qffice11\Libreria o Library, ma a seconda della configurazione del PC potrebbe non funzionare. Salvare quindi nella Cartella Documenti. Aprire quindi Excel  >>  Strumenti  >>  Componenti aggiuntivi  >>  usare Sfoglia per trovare in Documenti il file Calendar.xla  >>  selezionarlo. Apparirà la voce Inserisci data, già spuntata. Se il quadratino a sinistra fosse vuoto, spuntarlo per attivarlo.
Per verificare il funzionamento, andare su una qualsiasi cella, selezionarla col tasto destro  >>  apparirà il menù a tendina con la nuova voce Inserisci data  >>  selezionandola apparirà vicino alla cella il calendario con la data corrente. Se la data da inserire non è quella corrente, scegliere l’anno, poi il mese, quindi scegliendo il giorno il calendario si chiude e la data selezionata appare nella cella, nel formato gg/mm/aaaa.

Trasporre righe e colonne in un foglio Excel.

Per migliorare la presentazione di un foglio Excel che , ad esempio, debba essere compilato e che abbia molti campi o colonne, può essere opportuno disporlo verticalmente, nella maniera in cui si presenta normalmente un foglio A4. L’operazione si effettua in questo modo:

• Si apre il foglio Excel e si seleziona l’area con le righe e le colonne da trasporre, quindi si clicca su Copia.
• Con il mouse si punta la prima cella in alto a sinistra successiva all’area selezionata, si clicca con il tasto destro e nella finestra che appare selezionare Incolla speciale  >>  Traspondi, dando poi OK.
• Si seleziona l’area da eliminare (quella di partenza), e con il tasto destro si clicca su Elimina, rimanendo con la sola parte trasposta del file.

Unire due celle di testo (esempio Cognome­_Nome)

Può risultare a volte utile unire il contenuto di due Campi, o celle, contenenti del testo, in un solo campo o cella contenente i due testi, separati da uno spazio impostabile. Ad esempio volendo unire i Campi Cognome ai campi Nome, si dovrà operare nel seguente modo;

• Si inserisce una nuova colonna o si usa la prima colonna libera della Cartella Excel, L’esempio usa una colonna a destra del campo Nome. Si evidenzia la colonna del Nome,  si clicca con il tasto destro e si sceglie Inserisci nel menù a tendina, poi colonna a destra; apparirà una nuova colonna, in cui inseriremo come Nome del Campo Cognome_Nome.
• Si clicca sulla prima cella in alto della nuova colonna, poi sulla barra della Formula, inserendo =CONCATENA(C2;”  “;D2) dando poi INVIO. Nella cella apparirà il testo Cognome  Nome come desiderato. Assumiamo nella formula che C sia il Campo Cognome, D il Campo Nome, 2 la prima riga della Cartella sotto la riga Header con il nome dei campi. Le doppie virgolette “ determinano la separazione del testo tra Cognome e Nome; inserire con la barra avanzamento della tastiera tanti spazi tra le doppie virgolette quanti sono gli spazi che si desiderano tra Cognome e Nome.
• Evidenziare la prima cella della nuova colonna Cognome_Nome, cliccare con il tasto destro e scegliere Copia nel menù a tendina, quindi posizionarsi sulla seconda cella ed evidenziare tutte le celle sottostanti la prima in cui si vuole inserire la stessa formula, quindi cliccare con il tasto destro sulle celle evidenziate e nel menù a tendina scegliere Incolla. Tutte le celle si riempiranno con il nuovo testo Cognome  Nome.

Modificare o eliminare un nome definito per un blocco di dati

Dal menu Inserisci scegliere Nome, quindi scegliere Definisci.  Dalla casella di riepilogo Nomi nella cartella di lavoro, selezionare il nome che si desidera modificare.
Effettuare una delle seguenti operazioni:
Modificare il nome >>  Digitare il nuovo nome del riferimento, quindi scegliere il pulsante Aggiungi. >>  Fare clic sul nome originale, quindi scegliere Aggiungi.
Modificare la cella, la formula o la costante rappresentata da un nome  >>  Modificarla nella casella Riferito a.
Eliminare il nome >>  Scegliere Elimina.

Proteggere una cartella Excel con una Password.

La protezione con password a livello di cartella di lavoro si basa sulla crittografia avanzata, un metodo standard che consente la protezione del contenuto di un file e impedisce l'accesso non autorizzato alla cartella di lavoro. Per impostare una password, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Protezione nella finestra di dialogo Opzioni visualizzata. È possibile specificare due password distinte per due diversi livelli di protezione:

• Password per aprire e visualizzare un file     Si tratta di una password crittografata che contribuisce a impedire l'accesso non autorizzato ai dati.
• Password per modificare un file     Si tratta di una password non crittografata, che autorizza a modificare i dati di una cartella di lavoro e a salvare le modifiche apportate.

Inserire un’intestazione in un foglio Excel

Per dare un Nome o Titolo ad un foglio Excel, è opportuno utilizzare Intestazione e piè di lista, invece di inserire un riquadro di scrittura all’interno del foglio Excel, rendendolo così difficilmente modificabile e trasferibile, volendo copiare su un altro foglio per colonne. Con il file aperto, andare sulla barra dei comandi  >>  Visualizza  >>  Intestazione e piè di pagina  >>  Personalizza intestazione, modificando il testo esistente o inserendone uno nuovo. Per cambiare tipo e dimensioni caratteri, evidenziare il testo  >>  cliccare sulla A in grassetto e scegliere il nuovo carattere o ridimensionarlo, con o senza grassetto.  >>  OK. Per inserire un’immagine posizionarsi con il puntatore del mouse nel punto in cui si vuol inserire l’immagine, cliccare sull’icona Immagina (la penultima a destra)   >>  scegliere l’immagine da inserire con il browsing cartelle >>  cliccare sull’immagine. Apparirà la scritta Immagine preceduta dal segno &. Per dimensionare l’immagine, cliccare sull’icona Formato (l’ultima a destra), scegliere Dimensioni ed impostare la grandezza desiderata, poi cliccare su Immagine  >>  Comprimi e scegliere Applica a tutte le immagini del documento e Web o schermo  >>  dare OK, poi ancora OK. Per verificare come apparirà la scritta, prima dell’ultimo OK cliccare su Anteprima stampa, modificando se necessario le impostazioni prima di salvare con nome il file.