Corrispondenza commerciale

 

Norme basilari di corrispondenza commerciale

 

a) Esempi di lettere commerciali

Le lettere riprese in questa prima parte non hanno la pretesa di esaurire tutte le possibili transazioni commerciali. Figurano come esempi delle principali comunicazioni scritte tra aziende e costituiscono il materiale su cui possono essere elaborate le attività didattiche presentate nella seconda parte.

 

Facciamo anche osservare che l'impostazione delle lettere presentate si riferisce al modello "blocco" e non a quello "classico". Per maggiori spiegazioni, rinviamo al volume di N. Cherubini (N. Cherubini: L'italiano per gli affari, Roma, Bonacci editore, 1992)

 

Vendere/acquistare: chiedere/dare informazioni

1. Modello

 

2. Vocabolario

Abbreviazioni
Gent.- Gentile
Gent.mo - Gentilissimo
Gent.ma - Gentilissima
Egr. - Egregio
Sig. - Signor(e)
Sig.ra - Signora
Prof. - Professor(e)
Prof.ssa - Professoressa
Dott. - Dottor
Dott.ssa - Dottoressa
Spett. - Spettabile
Spett./le – Spettabile
Preg.mo – Pregiatissimo
Preg.ma – Pregiatissima
Prot. - protocollo
Vs. - vostro/a
Ns. - nostro/a
u.s. - ultimo scorso
p.v. - prossimo venturo
p.c. - per conoscenza
c.a.p. - codice di avviamento postale
V. - Via
V.le - Viale
P.za - Piazza

Fraseologia

Esprimere una richiesta
Gradiremmo ricevere il catalogo.
Vi preghiamo di indicarci gli eventuali sconti.
Si prega di indicare gli eventuali sconti.
Desidereremmo conoscere le condizioni di pagamento.
Desideriamo conoscere le condizioni di pagamento.
Vogliate inviarci il vostro listino prezzi.
Voglia inviarci il suo listino prezzi.
Vi saremmo grati di volerci inviare il vostro listino prezzi.
Vi saremmo riconoscenti di un rapido riscontro.

Formule di chiusura
Gradite/Gradisca i nostri/miei migliori saluti.
Gradite/Gradisca i nostri/miei più distinti saluti.
Vi porgiamo/Le porgo i nostri/miei migliori saluti.
Vi porgiamo/Le porgo i più distinti saluti.
Vogliate/Voglia gradire i più distinti saluti.
Vogliate/Voglia gradire i nostri/miei ringraziamenti e i più distinti saluti.
Vi/Le inviamo/invio i più cordiali saluti.
Cogliamo/Colgo l'occasione per porgervi distinti saluti.
Con i migliori saluti.
Distinti saluti.
Cordiali saluti.
Distintamente vi/la salutiamo/saluto.
Cordialmente vi/la salutiamo/saluto.

 

 

 

Vendere/acquistare: proporre

1. Modello

 

2. Vocabolario

Sistemi di pagamento
Pagamento immediato alla consegna della merce.
Pagamento anticipato: prima della consegna della merce.
Pagamento a rate: in più volte.
Pagamento in contrassegno: in contanti a chi trasporta la merce.
Pagamento a mezzo vaglia postale: il versamento viene fatto alla posta.
Pagamento a mezzo versamento in conto corrente bancario.
Pagamento con assegno bancario.
Pagamento a mezzo tratta a vista: ordine di pagamento ad una data scadenza.
Pagamento a mezzo bonifico bancario.

 

 

 

Vendere/acquistare: accordarsi

1. Modelli

 

 

 

2. Vocabolario

Sistemi di trasporto
Il trasporto sarà fatto :
a mezzo pacco postale
a mezzo camion
a mezzo ferrovia
a mezzo aereo
a mezzo corriere

Formule di riferimento
Con riferimento alla vostra lettera del ...
In riferimento alla vostra lettera del ...
Facendo seguito alla vostra lettera del ...
Ci è pervenuta la sua lettera del ....
Ci riferiamo alla vostra lettera del ...
Abbiamo ricevuto la merce ordinata il ....

 

Vendere/acquistare: modificare gli accordi

1. 1.      Modelli

 

 

 

 

 

2. Vocabolario

Esprimere rammarico
Siamo spiacenti di informarvi che ...
Ci dispiace informarvi che ...
Ci dispiace dovervi informare che ...

Scusarsi
Vi preghiamo di scusarci per ...
Vogliate scusarci per ...
Ci scusiamo per ...

Esprimere piacere
Siamo lieti di informarvi che ...
Abbiamo il piacere di informarvi che ...
Ci pregiamo informarvi che ...

Il tempo
Entro 15 giorni
Fra 15 giorni
15 giorni fa
15 giorni a partire da oggi
In data odierna
A tutt'oggi

 

Ringraziare

 

1. Modelli

 

 

 

 

2. Vocabolario

Ringraziamenti
Vi ringraziamo per la fiducia.
Vi ringraziamo della fiducia.
Vogliate gradire i nostri ringraziamenti ed i migliori saluti.
Grazie per ...
Grazie di (del, dello, della) ...
Vi ringraziamo e vi salutiamo cordialmente.
Ringraziandovi, vi porgiamo i migliori saluti.
Vi ringraziamo in anticipo e vi porgiamo ...
Ringraziamenti e cordiali (distinti) saluti.

Sollecitare il pagamento

1. Modelli

 

 

 

Sollecitare la consegna della merce

1. Modelli

 

 

 

Reclamare per la merce danneggiata o incompleta

1. Modelli

 

 

 

 

2. Vocabolario

Esprimere rammarico e disappunto
Siamo spiacenti di informarvi che ...
Ci dispiace informarvi che ...
Ci dispiace dovervi informare che ...
Ci rammarichiamo del fatto che ...
Costatiamo con rammarico che ...
Costatiamo con disappunto che ...
Vi informiamo che passeremo a vie giudiziarie ...

 

Si suggerisce all'insegnante, per un rinforzo delle abilità scritte, di fare riprodurre ai partecipanti delle lettere sul modello di quelle presentate precedentemente.

Reclamare per il pagamento
1. Modelli

 

 

 

 

2. Vocabolario

Esprimere rammarico e disappunto
Siamo spiacenti di informarvi che ...
Ci dispiace informarvi che ...
Ci dispiace dovervi informare che ...
Ci rammarichiamo del fatto che ...
Costatiamo con rammarico che ...
Costatiamo con disappunto che ...
Vi informiamo che passeremo a vie giudiziarie ...

 

 

 

b) Attività generali

Molte delle seguenti attività sono in rapporto con gli esempi di lettere commerciali presentati nella parte a).

Completare con le parole mancanti

Facendo riferimento alla vs. cortese richiesta del 22.2.2001 vi comunichiamo il prezzo totale per i prodotti ordinati, gli sconti e le offerte speciali che possiamo concedere/praticare (praticare uno sconto, un forte sconto, etc.).
Siamo però spiacenti di informarvi
a) che il nostro articolo N. 222 non è più in vendita/disponibile, essendo stato sostituito dall'articolo N. 322, che presenta la stessa qualità.
b) che le quantità richieste per l'articolo N° 222 non sono attualmente disponibili.  Potremo disporre delle quantità indicate solo tra un mese.
I termini di consegna della merce saranno di 15 giorni a partire dalla data di spedizione dell'ordine da parte vostra.
Si prega di pagare in contanti (= contrassegno, cioè in contanti alla consegna)/anticipo/tempo.
Il trasporto sarà fatto a mezzo ferrovia.
Distinti saluti.

 

In riferimento al vs. ordine del 3.2.2001, siamo spiacenti di informarvi che ci è impossibile consegnare la merce alla data indicata nella ns. conferma del 6.3.2001. Ci occorrono/servono (so-so)/ necessitano 15 giorni supplementari. Vogliate scusarci per il ritardo.
Ringraziandovi per la vostra cortesia/pazienza, vi porgiamo distinti saluti.

Risposta:
Siamo spiacenti di informarvi che non potremo effettuare il pagamento alla data prevista. Pensiamo di pagare (so-so)/ saldare / regolare (antiquato) la fattura entro la fine del mese. Ci scusiamo per il ritardo, sperando che non vi causi gravi inconvenienti.
Vogliate gradire i più distinti saluti.

 

Con riferimento al vostro catalogo, vorremmo ordinare
- art. 22 (vs. ref. cat.) : 2 unità
- art. 24: 5 unità
- art. 26: 20 unità
Vorremmo ordinare anche l'art. 415, ma il prezzo non è di nostro gradimento. Potreste farci un'altra proposta, tenuto conto della quantità che pensiamo di acquistare?
In attesa di un vostro (cortese) riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

Vi informiamo che abbiamo ricevuto i prodotti da noi richiesti/ ordinati in perfette condizioni e ve ne ringraziamo.
a) Il pagamento è stato fatto in contrassegno alla persona incaricata del trasporto.
b) Abbiamo già provveduto a spedirvi un vaglia/bollettino di conto corrente postale.
c) Troverete in allegato un assegno/ certificato di bonifico bancario.
Con i più distinti saluti.

In data 1.6.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Siamo spiacenti di informarvi che la quantità di merce ricevuta non corrisponde alla quantità di merce ordinata (rif. ns. lettera del 15.5.01). Vi preghiamo pertanto
a) di procedere ad una modifica della fattura.
b) di provvedere all'aggiunta della parte mancante.
c) di provvedere al ritiro della merce in consegna/magazzino (??).
Distinti saluti.

 

In data 2.5.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Siamo spiacenti di
a) informarvi che abbiamo rilevato un errore nella fattura inviataci.
b) il prezzo/ prezzo praticato non corrisponde a quello indicato nel vostro catalogo/listino e ripreso nella vostra lettera di offerta.
Vi preghiamo pertanto di mandarci/inviarci/emettere una nuova fattura.
Distinti saluti

   
In data 10.1.01 abbiamo consegnato presso la vostra ditta i prodotti da voi ordinati. Constatiamo con dispiacere (so-so)/ rammarico che a tutt'oggi non abbiamo ancora ricevuto il vs. assegno/ saldo/ pagamento, nonostante un sollecito da parte nostra (ref. ns. del 1.4.01).
Vi informiamo che passeremo a vie giudiziarie.
Distinti saluti

 

Frasi scomposte
La lista seguente comprende frasi estratte dalle lettere commerciali presentate nella parte a). Le frasi sono scomposte in due parti:

Gradiremmo ricevere Restando a In attesa di Vogliate gradire Facendo seguito Desidereremmo conoscere       Ringraziandovi per la vostra comprensione Vi porgiamo Vi informiamo che Vi ringraziamo In riferimento Ci permettiamo di ricordarvi Siamo spiacenti di informarvi Se non riceveremo i prodotti entro la fine del mese Vi informiamo che

il catalogo dei prodotti il listino prezzi vostra disposizione per ulteriori informazioni un vostro riscontro una vostra risposta i più distinti saluti alla vostra cortese richiesta del 5.6.2001 le condizioni di pagamento come verrà imballata la merce i termini di consegna della merce la fornitura di pezzi di ricambio se la merce è assicurata le condizioni di garanzia l’assistenza alla clientela vi porgiamo distinti saluti distinti saluti abbiamo ricevuto i prodotti della fiducia accordataci alla vostra lettera del 5.6.2001 che la fattura non è ancora stata saldata che non abbiamo ancora ricevuto la merce il nostro ordine è da considerarsi annullato passeremo a vie giudiziarie

 

Le due parti di frasi vengono disposte sulla parete. Il gruppo si dispone a cerchio. Un partecipante con in mano una pallina inizia a giocare dicendo l’inizio di una frase e passando la pallina ad un altro partecipante. Una volta completata la frase, questo secondo partecipante può dire l’inizio di un’altra frase e passare un’altra volta la pallina. Se la frase non è composta correttamente la pallina ritorna a chi ha proposto la parte iniziale.
Il gioco continua fino all’esaurimento di tutte le frasi.

Variante: sono attaccati alla parete solo gli inizi delle frasi, che verranno completate dai partecipanti senza supporto scritto.

 

Ricomposizione di lettere
Le frasi di tre lettere sono ritagliate e ricopiate su biglietti, che vengono mescolati. Diamo come esempio i "ritagli" seguenti:

1. Vi preghiamo di indicarci cortesemente anche gli eventuali sconti che potreste praticare in caso di acquisto di una certa quantità per un dato prodotto.

2. Se non riceveremo i prodotti richiesti entro la fine del mese, il nostro ordine è da considerarsi annullato.

3. Siamo però spiacenti di informarvi che il nostro articolo  N. 222 non è più disponibile, essendo stato sostituito dall'articolo N. 322, che presenta la stessa qualità

4. Desidereremmo conoscere inoltre
a) le condizioni di pagamento,
b) come verrà imballata la merce

5. Il trasporto sarà fatto a mezzo ferrovia.

6. Siamo spiacenti di informarvi che a tutt'oggi non abbiamo ancora ricevuto la merce.

7. In attesa di un vostro cortese riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

8. e) se la merce è assicurata durante il trasporto,
f) quali sono le condizioni di garanzia

9. Gradiremmo ricevere, con cortese sollecitudine, il catalogo dei vs. prodotti e il relativo listino prezzi.

10. In attesa di un vostro riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

11. Facendo seguito alla vs. cortese richiesta del 5.4.01 vi comunichiamo il prezzo totale per i prodotti ordinati, gli sconti e le offerte speciali che possiamo proporvi.

12. Distinti saluti.

13. e che le quantità richieste per l'articolo N° 221 non sono attualmente disponibili.  Potremo disporre delle quantità indicate solo tra un mese.

14. c) i termini di consegna della merce,
d) se potete fornire eventuali pezzi di ricambio,

15. I termini di ricevimento della merce saranno di 15 giorni a partire dalla conferma dell'ordine da parte vostra.

16. Si prega di pagare in contrassegno.

17. In data  23.4.01 abbiamo ordinato i prodotti seguenti presso la vostra ditta.

18. g) se vi occupate dell'assistenza alla clientela,
h) quali sono le pratiche per lo sdoganamento.

19. Vi preghiamo pertanto di provvedere affinché i prodotti in questione ci pervengano il più presto possibile e di comunicarci con la massima celerità la data di consegna.

Si possono formare dei piccoli gruppi e ogni gruppo ha il compito di ricomporre le lettere. Vince chi ha fatto la ricomposizione per primo e in maniera esatta.

La lettera pieghevole
Scopo dell’attività è comporre una lettera in cui siano presenti i seguenti elementi:
data
indirizzo
oggetto
testo
formula di chiusura

Il primo partecipante scrive su un foglio bianco il primo elemento, poi passa questo foglio al partecipante alla sua destra, che scrive il secondo elemento e piega la lettera in modo tale che non sia più visibile il primo elemento. La lettera viene dunque passata al terzo giocatore continuando il giro. Questi deve scrivere un’altra frase e piegare la lettera in modo che non sia visibile la frase scritta da chi lo ha preceduto. Il gioco continua finché non si raggiunge la chiusura della lettera, cioè i saluti finali. A questo punto l’insegnante dispiega la lettera e la legge ad alta voce. I partecipanti possono valutare se il prodotto scritto è coerente o meno.

All’inizio del gioco, bisognerà scegliere l’ "oggetto" della lettera tra quelli riportati nella lista seguente:
Richiesta di catalogo
Richiesta di prezzi
Richiesta di sconti
Richiesta di condizioni di pagamento
Nostro ordine n° ...
Vostro ordine n° ...
Assicurazione merce
Ritardo per la consegna
Ritardo per il pagamento
Ricevimento della merce
Ricevimento del pagamento
Sollecito per il ritardo di pagamento
Sollecito per la consegna della merce
Reclamo per merce danneggiata
Reclamo per merce incompleta
Reclamo per merce non ordinata`
Reclamo per errore di fatturazione
Reclamo per ritardo di pagamento

 

Composizione su dettato
Si distribuisce ad ogni studente una frase ritagliata da una lettera (tutte le frasi provengono da una sola lettera). I ritagli non sono numerati. L’insegnante chiede agli studenti di cominciare a dettare. Tutti scrivono. Inizierà a dettare lo studente che pensa di avere la prima frase del testo. Dopodiché continua lo studente che crede di avere la seconda frase e via di seguito.
Alla fine si rileggerà il testo dettato e gli studenti faranno proposte su come modificare eventualmente l’ordine delle frasi.

Gioco dell'oca
Rispondi alle domande corrispondenti ai numeri del cartellone. Dopo aver tirato il dado puoi avanzare solo se rispondi correttamente.

 

  

 

Domande

1. Comunica il prezzo di un prodotto.
2. Proponi uno sconto.
3. Comunica l'arrivo dell’ordine.
4. Resta fermo un giro.
5. Comunica come verrà trasportata la merce.
6. Comunica le condizioni di pagamento.
7. Vai alla casella 15.
8. Ringrazia per il ricevimento della merce.
9. Dai il nome di due multinazionali italiane dell’abbigliamento.
10. Sollecita il pagamento.
11. Comunica che la merce è stata assicurata.
12. Di' quale termine si usa in italiano per il pagamento diretto al postino.
13. Sollecita l’arrivo della merce.
14. Richiedi la fattura.
15. Di' almeno quattro nomi di istituti bancari italiani.
16. Di' quale espressione si usa in italiano quando si effettua un versamento da un conto bancario ad un altro.
17. Richiedi il catalogo.
18. Comunica la non disponibilità di articoli.
19. Di' cosa significa l’espressione “franco porto”.
20. Comunica l’annullamento di un ordine.
21. Scusati per il ritardo della merce.
22. Di' quale espressione si usa per in italiano per indicare che la merce sarà trasportata con il treno.
23. Scusati per il ritardo del pagamento.
24. Chiedi l’indirizzo e-mail della ditta.
25 Comunica l’arrivo di merce danneggiata.
26. Di' qual è il nome del documento rilasciato da un negoziante per l’acquisto di merce.
27. Chiedi che la merce sia sostituita.
28. Chiedi di pagare a rate.
29. Chiedi che la fattura venga modificata.
30. Torna indietro al punto di partenza.
31. Chiedi che i tuoi clienti paghino in contrassegno.
32. Chiedi che i tuoi clienti paghino a mezzo bonifico bancario.
33. Chiedi le coordinate bancarie (codici ABI e CAB).

 

Attività WEB
Informati sulle fiere campionarie italiane che possono interessare la tua attività aziendale.

Collegamenti pertinenti

http://www.aziende.it

http://www.virgilio.it (motore di ricerca)

 

Simulazione
Il compito di quest’attività è quello di simulare il più possibile la realtà delle contrattazioni commerciali tra aziende di paesi diversi.
Il gruppo verrà diviso in due, se possibile collocati in due stanze diverse. Comunicano unicamente scambiandosi fax e e-mail.
Inizia il gruppo A, che rappresenta la ditta non italiana e che vuole vendere i propri prodotti ad una ditta italiana . Per questo mercato ha preparato uno specifico catalogo in italiano. I partecipanti potranno scegliere tra i vari cataloghi proposti on line. Se ne segnalano tre attinenti al settore della moda: 
http://www.postalmarket.it

http://www.gentemoda.it

http://www.negoziocherie.it

- Il gruppo A prepara una lettera promozionale da inviare al gruppo B, che rappresenta la ditta italiana e che acquista.
- Il gruppo B risponde chiedendo informazioni supplementari al gruppo A.
- Il gruppo A fornisce le informazioni richieste dal gruppo B.
- Il gruppo B ordina la merce.
- Il gruppo A conferma l’ordine e annuncia l’avviso di spedizione.

La simulazione può essere continuata a piacere.