MODULO 1: Introducción a la administración de proyectos con
 MS Project 2010.

 

 

1.1. Introducción

Para muchas personas, aprender a usar Microsoft Project 2010 significa aprender también los principios de la administración de proyectos. Ambas cosas van de la mano.
Esta introducción contiene información que le ayudará a comprender la administración de proyectos y cómo emplear esos conceptos en Project 2010.

 

Qué es un Proyecto
Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro y realizados por personas dentro de unos parámetros establecidos, tales como tiempo, coste, recursos y calidad.
Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los días, porque el objetivo de un proyecto requiere alguna planificación. La cantidad de planificación que se necesita depende de la complejidad del proyectos.

 

 

Principios de la administración de proyectos

En pocas palabras, la administración de proyectos es la disciplina de la planeación, organización y administración de recursos para alcanzar un objetivo específico.

Cómo ajusta el proyecto en el panorama general

 

¿Alguna vez ha confundido una fase con un proceso? ¿O una cartera con una entrega? Probablemente no, pero la terminología relacionada con la administración de proyectos puede ser confusa.

 

 

 

 

 

 

 

Orientación: fases, procesos, carteras y productos

Un proyecto es simplemente un conjunto de actividades que se realizan según una programación y que producen algún tipo de resultado. Algunos proyectos son independientes, no tienen ninguna relación con otro trabajo que se lleva a cabo en una organización. Por otro lado, algunos proyectos forman parte de iniciativas más grandes, como las fases, procesos, programas y carteras.

Fases

Los proyectos se pueden programar en fases para que puedan administrarse juntos varios proyectos relacionados con el mismo objetivo. Por ejemplo, una organización benéfica celebra una función anual para recaudar fondos. Para administrar todos los proyectos asociados con la función, los proyectos se agrupan en tres fases: planeación, día del evento y seguimiento. Cada fase contiene varios proyectos.

Fase	Proyectos	Resultado de la fase
Planeación	-Reservar las instalaciones -Identificar a los oradores invitados y organizar las tareas relacionadas -Invitar a los asistentes	Documento de plan del evento completado
Día del evento	-Preparar las instalaciones -Ayudar al orador invitado -Proporcionar servicios a los asistentes	El evento transcurre tal como se planeó
Seguimiento	-Encuestar a los asistentes Compilar las notas de seguimiento	Documento de análisis al final del proyecto completado

Procesos

Las actividades de dos proyectos diferentes pueden estar relacionadas entre sí para formar un proceso. Por ejemplo, supongamos que tiene dos proyectos: uno contiene las actividades necesarias para producir un sistema de vales para el centro de llamadas, y el otro proyecto contiene las actividades necesarias para contratar y entrenar al personal de soporte técnico de un centro de llamadas.

Proyecto 1	Proyecto 2
Actividades: -Desarrollar el sistema de vales -Probar el sistema de vales -Lanzar el sistema de vales	Actividades: Entrevistar al personal de soporte técnico Contratar personal de soporte técnico Entrenar al personal de soporte técnico
Resultado: sistema de vales del centro de llamadas	Resultado: personal de soporte del centro de llamadas

El conjunto combinado de actividades de los dos proyectos forman un proceso para establecer un centro de llamadas. El proceso tiene como resultado un centro de llamadas completamente funcional.

Proceso

Actividades del proyecto 1: Desarrollar el sistema de vales Probar el sistema de vales Lanzar el sistema de vales

Actividades del proyecto 2: Entrevistar al personal de soporte técnico Contratar al personal de soporte técnico Entrenar al personal de soporte técnico

Resultado del proceso: centro de llamadas totalmente funcional

Programas

Un programa es un grupo de proyectos que se administran juntos, para aprovechar al máximo su estado interrelacionado. Por ejemplo, una compañía de construcción que está trabajando en una subdivisión nueva administra cada casa de la subdivisión como un proyecto independiente. Al agrupar los proyectos en un programa para toda la subdivisión, la compañía puede ver fácilmente el progreso de la subdivisión en su totalidad y planear el aporte de recursos de terceros, como camiones de cemento o paisajistas.

Carteras

Algunos jefes de proyecto pueden usar carteras para emparejar proyectos y programas con sus objetivos empresariales estratégicos correspondientes. Por ejemplo, una compañía de desarrollo de software ha identificado tres objetivos empresariales estratégicos: "innovar en la industria", "desarrollar software seguro " y "proporcionar soporte al cliente de la máxima calidad". La organización configura carteras para cada uno de estos objetivos (innovación, seguridad y soporte al cliente) y alinea los proyectos y los programas actuales dentro de estas carteras.

Cartera	Proyectos y programas
Innovación	Proyecto: análisis competitivo Programa: aprendizaje industrial (incluye tres proyectos: "Identificar recursos externos", "Entrenar a los administradores de proyecto" y "Asistir a conferencias").
Seguridad	Proyecto: pruebas de seguridad Programa: implementar el sistema de registro basado en el servidor (incluye dos proyectos: "Crear una granja de servidores" y "Desarrollar el código de registro").
Soporte al cliente	Proyecto: implementar el sistema de vales del centro de llamadas Proyecto: contratar y entrenar al personal del centro de llamadas Programa: recursos en línea para clientes (incluye dos proyectos: "Crear una interfaz de cliente para el sistema de vales" y "Desarrollar y publicar recursos de aprendizaje electrónico").

El resultado: las entregas del proyecto

Los proyectos, las fases y los procesos producen algún tipo de resultado, denominado entrega. Normalmente, una entrega es algún tipo de elemento tangible, como un documento o un producto completado. Las entregas pueden ser productos o bienes, pero también pueden ser resultados o servicios. En la siguiente tabla, se proporcionan algunos ejemplos de estos tipos de entrega.

Tipo de entrega	Descripción	Ejemplos
Producto	Un elemento tangible que es el resultado de un proyecto, una fase o un proceso. Los productos pueden ser entregas independientes, o bien, pueden ser un componente de una entrega mayor.	Documento, programa de software, casa
Resultado	El resultado de un proyecto, una fase o un proceso completado.	Proceso de pruebas de errores revisado, nueva estructura organizativa, directrices para una construcción ecológica
Servicio	Resultado de un proyecto, una fase o un proceso que permite que una organización realice una función empresarial.	Centro de llamadas totalmente funcional, mesa con personal en una conferencia, servicio de distribución de radio

 

¿Cómo se adapta Microsoft Project al sistema de administración de proyectos?

Un "sistema" de administración de proyectos hace referencia al conjunto integrado de procesos, técnicas, metodologías y herramientas que se usan para programar proyectos y realizar un seguimiento de ellos. Microsoft Project 2010 es una herramienta dentro del sistema de administración de proyectos más grande. Los proyectos, también denominados planes del proyecto, se guardan como archivos separados dentro de Project 2010 y pueden agruparse en iniciativas más grandes, tales como fases, procesos, programas y carteras.
Características MS PROJECT 2010
Microsoft Project 2010 tiene una nueva y atractiva interfaz, pero eso no es todo. Contiene además nuevas y eficaces mejoras en la programación, administración de tareas y vistas que ofrecen mayor control para administrar y presentar sus proyectos.

 

Interfaz mejorada

Project 2010 incorpora varias características para mejorar de forma significativa la forma en que se muestra un proyecto y se trabaja con él.

Presentación de la cinta de opciones

Al iniciar por primera vez Project 2010, se sorprenderá de lo que verá. Los menús y barras de herramientas han sido reemplazados por la cinta de opciones, que le ayudará a encontrar fácilmente los comandos que necesita para completar una tarea. Los comandos están organizados en grupos lógicos, que se reúnen a su vez en pestañas.

En Project 2010, todas las fichas y grupos de la cinta se pueden personalizar. Si su organización tiene características exclusivas de su negocio, puede agruparlas en su propia ficha de la cinta.

Backstage

Haga clic en la pestaña Archivo y estará en Backstage, un destino de gráficos sin escalas para administrar sus archivos de proyecto. Backstage contiene los mismos comandos básicos disponibles en el menú Archivo de las versiones anteriores de Microsoft Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyecto.
El comando Opciones que antes se encontraba en el menú Herramientas se ha movido a Backstage. Este comando abre el cuadro de diálogo Opciones de proyecto en el que podrá introducir, revisar o modificar las preferencias que controlan la forma en que se muestra y trabaja Microsoft Project.

Encontrar comandos rápidamente

Ahora, puede encontrar los comandos de uso más frecuente con un solo clic, es decir, haciendo clic con el botón secundario del mouse. Al hacerlo sobre cualquier elemento de la vista, como barras, celdas de tabla o gráficos, se mostrará una minibarra de herramientas con una lista en la que se incluyen los comandos usados frecuentemente. Cuando tenga prisa, esta es una forma de usar Project que le ayudará a ahorrar tiempo.

Organizador de equipo

Los usuarios de Project Professional 2010 ahora cuentan con el Organizador de equipo, una vista de programación de recursos que permite interactuar con la programación de una manera que era imposible en versiones anteriores de Project. Con la vista Organizador de equipo podrá saber con un simple vistazo, en qué están trabajando los miembros de su equipo y mover tareas de una persona a otra. También puede mostrar y asignar trabajo que no está asignado, mostrar sobreasignaciones y ver nombres de tareas como así también nombres de recursos, todo en una vista. Nunca había sido tan fácil administrar tareas y recursos. Por ejemplo, si un recurso está sobreasignado, lo único que tiene que hacer es arrastrar una tarea de un recurso a otro y la sobreasignación desaparece.

Fig. 1  Una tarea está retrasada respecto a lo programado. Esta tarea podría arrastrarse hasta Tomás o Cecilia, que no están trabajando.
Fig. 2  Una tarea se desarrolla según lo programado.
Fig. 3  Tareas que se encuentran actualmente sin asignar. Estas tareas podrían arrastrarse hasta Tomás o Cecilia, que no están trabajando.

Escala de tiempo

Project 2010 incluye una vista Escala de tiempo que se muestra automáticamente encima de otras vistas y muestra una introducción concisa de toda la programación. Puede agregar tareas a la escala de tiempo e incluso imprimirla para crear un atractivo informe resumido del proyecto completo. También puede pegarla en un mensaje de correo electrónico para enviar un informe instantáneo y de forma sencilla.

Personalización de vistas mejorada

Manipular las vistas en Project casi siempre ha sido algo complicado. Ya no. Eche un vistazo a las nuevas formas en las que puede organizar cómo se presenta y se controla su proyecto.

Agregar nuevas columnas rápidamente

Agregar nuevas columnas en Project ahora es mucho más sencillo. Solo haga clic en el encabezado Agregar nueva columna en el extremo derecho de la vista de hoja y escriba o seleccione el nombre de una columna. También puede cambiar el nombre de una columna existente rápidamente con solo hacer clic en el título y escribir un nombre de columna distinto. Nunca había sido tan fácil personalizar una columna.

Control deslizante del zoom

Project 2010 permite acercar o alejar la parte de fase temporal de una vista con el control deslizante del zoom en la barra de estado. Simplemente mueva el control deslizante a la derecha para acercar la programación (muestra intervalos más reducidos, como días u horas) o a la izquierda para alejarla (muestra intervalos más prolongados, como semanas o meses). El control deslizante del zoom funciona en los diagramas de Gantt, en los diagramas de red, en las vistas de calendario y en todas las vistas de gráficos.

Programación controlada por el usuario

Project 2010 incorpora varias mejoras para optimizar el control sobre la programación. También puede crear tareas iniciales en Microsoft Excel o Word y pegarlas en Project sin tener que cambiar el formato.

Programación manual

Project 2010 incorpora un cambio importante en la programación de los proyectos. Los cambios en factores como las dependencias de tareas y el calendario (calendario: mecanismo de programación que determina el período laborable para recursos y tareas. Project utiliza cuatro tipos de calendarios: calendario base, calendario de proyectos, calendario de recursos y calendario de tareas.) del proyecto ya no ajustan las fechas de tareas de manera automática al programar manualmente una tarea.
Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier parte de la programación y Project no la moverá.

Tareas inactivas

Puede dejar tareas inactivas y aún así conservarlas en el proyecto. Las tareas inactivas contienen por lo general información necesaria (como datos reales e información de costos) que puede resultar muy valiosa para fines de archivo.

Tareas de resumen descendentes

Los jefes de proyecto ya no están limitados a crear subtareas para después reunirlas en tareas de resumen. En Project 2010, puede crear tareas de resumen primero y estás pueden tener fechas que no tienen que coincidir necesariamente con las fechas de resumen de las subtareas.

Comparación de versiones de Project

La característica para comparar versiones de Project 2010 incluye ahora barras de Gantt e imágenes gráficas que le ayudarán a ver claramente en que se diferencia una versión del proyecto de otra.

Colaboración mejorada

Los proyectos no están aislados de las demás personas en su organización. Project ha mejorado la manera en que puede compartir la información de un proyecto.

Función de copiar y pegar mejorada

Nadie creería que la colaboración puede aumentar gracias a algo tan sencillo y antiguo como es copiar y pegar información de Project. Con esta nueva funcionalidad, ahora puede copiar y pegar contenido entre los programas de Office y Project 2010 sin perder el formato, los niveles de esquema ni los encabezados de columnas.
Simplemente con dos clics, puede generar un informe instantáneo y copiarlo en casi todos los programas de Office.

Compatibilidad con versiones anteriores

Project 2010 es compatible con las versiones anteriores de Microsoft Project.
Puede crear archivos en Project 2007 o una versión anterior, y abrirlos y editarlos con Project 2010 en modo de funcionalidad reducida. Asimismo puede crear archivos en Project 2010 y convertirlos después en formatos de archivo de Project 2007, Project 2000-2003, y Project 98. Sea como sea, no necesita un convertidor.
Formatos de archivo admitidos por Project 2010

Project 2010 puede abrir y guardar archivos en los siguientes formatos de archivo. Algunos formatos le permiten guardar toda la información en su proyecto, mientras que otros le permiten guardar únicamente los datos contenidos en campos de Project.

 

Formato de archivo	Descripción
Plan de Microsoft Project (MPP)	El formato de archivo estándar de un proyecto, que usa la extensión .mpp.
Archivo de Microsoft Project 2007	El formato estándar de archivo de un proyecto, que usa la extensión .mpp. Project 2010 admite abrir y guardar en el formato de archivo usado por Project 2007.
Archivo de Microsoft Project 2000-2003	El formato estándar de archivo de un proyecto, que usa la extensión .mpp. Project 2010 admite abrir y guardar en el formato de archivo usado por Microsoft Project 2000-2002 y Microsoft Project 2003.
Archivo de Microsoft Project 98	El formato estándar de archivo de un proyecto, que usa la extensión .mpp. Project 2010 no puede guardar en el formato de archivo de Microsoft Project 98. No obstante, Project 2010 admite abrir este formato de archivo.
Plantilla de Microsoft Project (MPT)	Éste es un archivo de plantilla en el que puede guardar la información repetitiva. Este formato usa la extensión .mpt. El archivo global (Global.mpt) es un archivo de plantilla principal que puede contener información de formato para todos los proyectos pero no puede almacenar tareas, recursos o asignaciones.
Microsoft Excel	Formato usado por el programa de hojas de cálculo Microsoft Excel. Este formato usa las extensiones .xls, .xlsx, .xslb y .xlsm. Puede exportar datos de campo a estos formatos, pero no puede exportar un proyecto completo.
Base de datos de Microsoft Project (MPD)	Formato de base de datos usado por Project para almacenar proyectos completos. Este formato usa la extensión .mpd. No puede guardar al formato MPD usando Project 2010, pero puede abrir proyectos abiertos que estén almacenados en archivos MPD.
Base de datos de Microsoft Access (MDB)	Formato de base de datos usado por el programa de base de datos Microsoft Access, que usa la extensión .mdb. No puede guardar en el formato MDB usando Project 2010, pero puede abrir proyectos que estén almacenados en archivos MDB.
Conectividad abierta de base de datos (ODBC)	Formato usado por las bases de datos de Microsoft SQL Server compatibles con ODBC. No puede guardar en el formato ODBC mediante Project 2010, pero puede abrir proyectos que estén almacenados en archivos ODBC.

 

 

 

 

 

 

Administración de proyectos con MS PROJECT 2010
 
Guía de Trabajos Prácticos Nº 1:   Introducción a la Administración de proyectos con MS PROJECT 2010.

La mejor forma de aprender cómo funciona Microsoft Project 2010, es empezar a usarlo para realizar tareas básicas de administración de proyectos. Los siguientes ejercicios le ayudarán a avanzar en la dirección correcta.

Objetivos:

• Crear  un proyecto.
• Introducir fechas e información del proyecto.

Definir las propiedades para el proyecto.

                -     Guardar Proyectos.

             

Ejercicio 1 Crear y programar un proyecto

La forma habitual de comenzar a usar Project 2010 es crear un nuevo plan de proyecto en blanco. O bien, puede basar el nuevo archivo en un proyecto o plantilla existente que contenga tareas o recursos parecidos a los que necesita.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Nuevo.
2. Asegúrese de que la opción Proyecto en blanco esté activada y, a continuación, haga clic en Crear en el panel derecho.

Ejercicio 2.  Programe el proyecto en el cuadro de diálogo Información del proyecto:
1. En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Información del proyecto.

2.Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de comienzo.
3. Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalización, haga clic en Fecha de finalización del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de finalización.
 Sugerencia   Puede programar el proyecto a partir de la fecha de finalización si tiene que averiguar la fecha límite en la que puede comenzar un proyecto. Sin embargo, le recomendamos que cambie esta configuración para programar a partir de la fecha de inicio cuando el trabajo comience en el proyecto.
3. Se puede incluir campos personalizados de la empresa en el proyecto. En la sección Campos personalizados de empresa, haga clic en el campo Valor de un campo personalizado y, a continuación, seleccione el valor.
Nota Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios marcados con un asterisco (*) o de lo contrario no podrá guardar el proyecto.
Si cambian los planes, puede modificar esta información inicial del proyecto en cualquier momento en el cuadro de diálogo Información del proyecto. Sin embargo, si ya ha aplicado datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de finalización reales, las tareas se reprogramarán en función de la información actualizada del proyecto. Además, si ha aplicado restricciones a las tareas, el desplazamiento de la fecha de comienzo o de fin no desplazará necesariamente todas las tareas basándose en la nueva fecha.

Ejercicio 3 Definir las propiedades del archivo para el proyecto

1. Haga clic en Propiedades avanzadas.

2.En la ficha Resumen, escriba la información pertinente del proyecto en los cuadros.
3.En la ficha Personalizar, escriba la información personalizada en los cuadros Nombre, Tipo y Valor y, a continuación, haga clic en Agregar.
4. Haga clic en Aceptar.
EJERCICIO 4: Guardar un Proyecto
Debe guardar su proyecto periódicamente para mantener los cambios realizados, hacer una copia de seguridad, crear una plantilla para usar en otro proyecto.

• Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
• Si es la primera vez que guarda el proyecto, escriba su nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

3.Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente.

• Haga clic en la pestaña Archivo.
• Haga clic en Enviar y guardar.
• Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo.
• En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar.

Hay dos métodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.

• Haga doble clic en el tipo de archivo que desea guardar.
• Haga un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuación, haga clic en .

     

• Escriba un nombre para el archivo.
• Haga clic en Guardar.

Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos:

• Project 2007
• Project 2000 - 2003
• Formato de documento portátil (PDF)
• Especificación de papel XML (XPS)
• Libro de Excel
• Texto delimitado por tabulaciones
• Delimitado por comas (CSV)
• XML

EJERCICIO 5 Guardar un proyecto como plantilla
Para volver a utilizar un proyecto existente como base de un nuevo proyecto, puede guardarlo como plantilla.

• Haga clic en la pestaña Archivoy, a continuación, haga clic en Guardar como.
• Usuarios de Project: Si el proyecto que desea guardar como plantilla está guardado en Project , haga lo siguiente:
• En el cuadro de diálogo Guardar en Project, haga clic en Guardar como archivo.
• En el cuadro de diálogo Guardar como archivo, haga clic en Sólo los elementos globales y campos personalizados de la empresa cargados actualmente para guardar únicamente aquellos elementos de la plantilla de la información global de la empresa que se usan en este proyecto.
• Seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla.
• En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.
• En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantillas (*.mpt) o Plantillas Microsoft Project 2007 (*.mpt).
• Haga clic en Guardar.
• Active las casillas de verificación de los datos que desea quitar del archivo de proyecto y, a continuación, haga clic en Guardar.

 

 

 

 

 

 

 

En este módulo aprenderemos a trabajar con las tareas, conoceremos los fundamentos básicos en la creación y organización de tareas en las secuencia más óptima y con la duración apropiada. Las tareas son las partes básicas en la creación de cualquier proyecto (las tareas representan el trabajo a llevar a cabo para conseguir los objetivos del proyecto). Una tarea es un paso individual que debe ser realizado para completar el proyecto. La mayoría de los proyectos empiezan con una lista de tareas cuya complejidad irá aumentando hasta convertirse en un proyecto, un plan y una programación completamente desarrollados. Las tareas describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duración y requerimientos de recursos.
2.1 Introducción de tareas
Cuando introduce una tarea, puede ser tan detallado o tan general como desee, pero querrá introducir aquellas actividades que necesiten planificación, requieran de una cantidad considerable de tiempo, o que no desee olvidar.
La vista Diagrama de Gantt es uno de los lugares donde se introducen las tareas en Project. Cuando introduce una tarea, a ésta se le asigna un número de tarea. Este número aparece en la primera columna de la tabla de Gantt.

Ejercicio 2.1.1 Agregar una tarea

1.En la ficha Vista del grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

   
2.En el campo Nombre de tarea vacío, escriba los siguientes nombres de tareas y luego de cada ingreso, presione ENTRAR.

Nombre de tarea

Definir la oportunidad de negocio

Investigar el mercado y la competencia

Identificar los elementos de costos operativos

Evaluar riesgos potenciales y beneficios

Evaluar tamaño y estabilidad del mercado

Evaluar la competencia

Evaluar la disponibilidad de los recursos necesarios

Determinar los requisitos financieros

Evaluar idoneidad del personal

Imprimir informe de evaluación

Ejercicio 2.1.2 Insertar una tarea entre otras tareas existentes

1.Seleccione la fila debajo de la tarea Investigar el mercado y la competencia
2.En la ficha Tarea del grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botón Tarea.
    

• Escriba el nombre de la tarea Identificar los recursos necesarios en la fila insertada. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente después de que se inserta una tarea.

2.2 Estimación de la duración.
Cuando crea una tarea programada automáticamente, Project 2010 asigna una duración (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) estimada de forma predeterminada para un día. Puede modificar la duración en cualquier momento para reflejar la cantidad real de tiempo que requiere la tarea.
De forma predeterminada, las tareas nuevas se programan manualmente y no tienen duraciones predeterminadas. Para que las tareas nuevas se programen automáticamente, en la ficha Tarea del grupo Programación, haga clic en Programación automática.

Ejercicio 2.2  Cambiar la duración de una tarea

• En las tareas insertadas en el ejercicio anterior introduzca las siguientes duraciones.
• En la columna Duración de la tarea, escriba la duración en minutos (m), horas (h), días (d), semanas (s) o meses (me), según se indican

Nombre de la tarea	duración
Definir la oportunidad de negocio	1me
Investigar el mercado y la competencia	8d
Identificar los recursos necesarios	7d
Identificar los elementos de costos operativos	5d
Evaluar riesgos potenciales y beneficios	1s
Evaluar tamaño y estabilidad del mercado	1s
Evaluar la competencia	4d
Evaluar la disponibilidad de los recursos necesarios	1s
Determinar los requisitos financieros	5d
Evaluar idoneidad del personal	10d
Imprimir informe de evaluación	1d

 Nota   Si se cambian las unidades, Project no las convierte. Por ejemplo, si la duración es 1 día y desea expresar dicha duración en horas, primero debe calcular la cantidad de horas de trabajo en un día y luego escribir el nuevo valor en horas.

Realizar mejores estimaciones

Para aumentar la precisión de las estimaciones de duración de la tarea, use su propia experiencia y la de otros usuarios que trabajaron en proyectos y tareas similares. Realice preguntas como las siguientes:

• ¿Cuánto duró la tarea?
• ¿Qué desafíos enfrentó?
• ¿Qué cambiaría si tuviera que hacerlo nuevamente?

Escriba las diferencias entre la tarea nueva y las tareas anteriores, y téngalas en cuenta al estimar la duración de la tarea.

2.4 Creación de un hito
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran automáticamente como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duración.

Ejercicio 2.4.1  Crear un hito

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

 

 
2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la lista.
Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.

• Escriba 0 en el campo Duración del hito y, a continuación, presione ENTRAR.

Cuando escriba una duración cero en una tarea, Project 2010 muestra automáticamente el símbolo de hito     en la sección de gráficos de la vista Diagrama de Gantt en ese día.

Crear un hito con una duración mayor que cero
Por lo general, los hitos tienen una duración (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duración. Por ejemplo, si un proyecto tiene un hito de aprobación al final de una fase (etapa: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.) y sabe que el proceso de aprobación tardará una semana.

Ejercicio 2.4.2
1.En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.
    
2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la lista.
Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.
3. Seleccione el hito y, en la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, haga clic en Información de tarea.
    

• En el cuadro de diálogo Información de tarea, haga clic en la pestaña Opciones avanzadas y, a continuación, especifique la duración del hito en el cuadro Duración.
• Active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Project 2010 muestra el símbolo de hito     en la vista Diagrama de Gantt en el último día de la tarea.

Organizar tareas en subtareas y tareas de resumen

Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organización del proyecto.
Existen dos métodos de organización de la lista de tareas:

• Con el método arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuación, se detallan las fases en tareas individuales. Este método proporciona una versión del plan tan pronto como haya decidido las fases principales.

 Nota   Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido, probablemente falte alguna fase.

• Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación, se agrupan en fases.

Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project

2.5.1Crear tareas de resumen y subtareas

Para crear un resumen de las tareas, aplique o anule la sangría para crear tareas de resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangría y las subtareas, debajo de ellas, con sangrías aplicadas. Tenga en cuenta que una tarea de resumen también puede ser una subtarea de otra tarea superior.

• En el listado de tareas del ejercicio anterior ,en la vista de Diagrama de Gantt, inserte una nueva tarea en la primer fila y escriba Fase 1 Plan estratégico.

2. En la cinta de opciones, en el grupo de tareas que sigue, haga clic en Aplicar sangría para aplicar la sangría a las tareas, de modo que se conviertan en una subtarea.    
3. Sugerencia   Con el mouse puede aplicar o anular la sangría a una tarea rápidamente. Sitúe el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero cambie a una flecha doble, arrástrelo con el botón secundario para aplicar la sangría a la tarea o arrástrelo hacia la izquierda para anular la sangría de la tarea.
 Notas 

• La asignación de recursos a las tareas de resumen puede crear duraciones y valores de asignación impredecibles, Para asociar a un miembro de un equipo con una tarea de resumen sin asignar la tarea, puede usar el campo Contacto.
• Para deshacer el esquema, anule la sangría de todas las subtareas y tareas de resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema.
• Puede reorganizar fácilmente las fases del proyecto en su programación de esquema. Al desplazar o eliminar una tarea de resumen, automáticamente se desplazan o eliminan todas las subtareas asociadas.
• Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automáticamente todas sus subtareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus subtareas, primero tiene que anular la sangría de las subtareas hasta que tengan el mismo nivel que la tarea de resumen.
• Al reorganizar una lista de tareas, cambiarán los números de esquema de los elementos de la lista. Los números de esquema se actualizan automáticamente al mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista de tareas. Si está usando un sistema de numeración personalizado especificado manualmente, los números no se actualizan de forma automática. Si desplaza una tarea, deberá ajustar manualmente los números para reflejar la nueva ubicación.
• La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, éstas deben estar vinculadas. Después de organizar las tareas vinculadas en su programación de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas.

 

2.6 Vincular Tareas
Las tareas de los proyectos deberán ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por ejemplo antes de que se produzca la tarea Imprimir el análisis de mercado deberá  ser completada la tarea Definir el mercado.
Estas dos tareas poseen una relación fina a comienzo con dos aspectos.

• la segunda tarea debe producirse después de la primera tarea; esto es una secuencia
• La segunda tarea sólo se producirá si la primera tarea es completada ; esto es una dependencia.

En Project la primer tarea se denomina predecesora ya que precede a las tareas que dependen de ella. La segunda tarea se denomina sucesora  ya que sucede a las tareas de las que ésta es dependiente. Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o más tareas sucesoras.

Ejercicio 2.6.1 Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt

1.En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.
    
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea  Definir la oportunidad de negocio y  mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la primera y en la siguiente tarea que desee vincular Investigar el mercado y la competencia.

• Para seleccionar tareas que no estén una junto a la otra, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que desee vincular.

3. En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botón Vincular tareas.
    
Project, de manera predeterminada, crea un vínculo a la tarea de tipo fin a comienzo. Puede cambiar este vínculo de tarea a los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin.

 

Activar y desactivar el vinculado automático

Puede configurar Project 2010 de manera que al insertar una tarea entre las tareas vinculadas, la nueva tarea se vincule automáticamente a las tareas que la rodean. Esto se denomina vinculado automático. Por ejemplo, si tiene tres tareas con vínculos Fin a comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptará el vínculo Fin a comienzo con las tareas anteriores y posteriores a ella.
El vinculado automático está deshabilitado de manera predeterminada. Para activarlo, siga los pasos a continuación.

• Haga clic en la pestaña Archivoy, a continuación, en Opciones.
• En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de programación de este proyecto.
• Para activar el vinculado automático, active la casilla de verificación Vincular automáticamente las tareas insertadas o desplazadas. Para volver a desactivar el vinculado automático, desactive la casilla de verificación.

Acerca de vincular tareas

Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vínculo (vincular: en un proyecto, establecer una dependencia entre tareas. La vinculación de tareas define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. En OLE, establecer una conexión entre programas de modo que la información de un documento se actualiza siempre que cambia la información del otro.) predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un vínculo de tipo Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones. Project proporciona los siguientes tipos adicionales de vínculos de tareas de modo que pueda diseñar su proyecto de forma realista:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Administración de proyectos con MS PROJECT 2010
 
Guía de Trabajos Prácticos Nº 2:   Introducción y organización de tareas

 

Objetivos:

• Editar, mover y eliminar tareas.
• Esquematizar tareas en fases y subfases.

Vincular tareas y diferentes tipos de dependencias entre las tareas.

                 -    Establecer hitos.

Ejercicio 1
Planificar las actividades para la realización del proyecto Remodelación de oficina.
La fecha de comienzo esta programada para el día 15 de noviembre de 2010.

• Definir las propiedades del proyecto de la siguiente manera:

     Título del Proyecto: Remodelación de oficina
Asunto del proyectos: Nuevas remodelaciones en la empresa
Autor: nombre del alumno
Organización: FaCENA

• Introducir la siguiente lista de tareas con las duraciones:

Nombre de tarea	Duración
1 Planificación	1d?
2 Escribir propuesta	2 días
3 Contratar arquitecto	2 días
4 Aprobación de las autoridades	0 días
5 Negociar nuevo alquiler	3 días
6 Realizar Planos	1 sem
7 Contratar empresa de mudanzas	4 días
8 Presentar planos	1 sem.
9 Permisos recibidos	0 días
10 Remodelación	1d?
11 Demolición del espacio existente	3 días
12 Levantar tabiques	1d?
13 Instalación eléctrica	6 días
14 Instalación de líneas de voz y datos	3 días
15 Pintar paredes	3 días
16 Instalar puertas y ventanas	4 días
17 Colocar alfombras	3 días
18 Limpieza final	2 días
19 Remodelación terminada	0 días
20 Traslado	1d?
21 Desconectar computadoras/equipos	2 días
22 Desmontar mobiliario	2 días
23 Trasladar mobiliario/equipo/cajas	8 horas
24  Montar mobiliario	2 días
25 Conectar computadoras/equipos	2 días
26  Oficinas terminadas	0 días
27  Sala del servidor	4 días
28 Adquirir nuevo servidor	1 día
29 Trasladar servidor	8 horas
30 Conectar servidor	2 días
31 Probar servidor	1 día
32  Sala del servidor terminada	0 días

Ejercicio 2 Modificar la lista de tareas inicial:

• Insertar nueva tarea “Presentar propuesta”, duración 2 días, despúes de la tarea “Contratar arquitecto”.
• Desplazar la tarea, “Pintar paredes”, después de la tarea , “Instalar puertas y ventanas” (con el mouse arrastrar y colocar)
• Eliminar la tarea 7 “Trasladar servidor”.
• Guardar el archivo con el nombre remodelación_oficina, en la carpeta D:\Curso Project.

Ejercicio 3: Esquematización de tareas en fases

• Abrir el archivo remodelacion_oficina.mpp de la carpeta D:\Curso Project
• Aplicar sangría a las tareas de la 2 a la 9, de la 11 a la 19 , de la 21 a la 26 y de la tarea 28 a la 32 para crear tareas resúmenes ó fases del proyecto.
• Observe que la sangría o espacio en blanco antes del nombre de la tarea marca el nivel jerárquico de dependencia.
• Mostrar sólo las tareas resúmenes. Para ello debe seleccionar todas las tareas del proyecto haciendo clic en la celda de intersección de los rótulos de filas y columnas, luego ir al menú Proyecto, Esquema, Ocultar Subtareas.
• Visualizar sólo las subtareas de la Fase 1, haciendo clic en el signo + ubicado al inicio del nombre de la tarea.
• Mostrar nuevamente el proyecto con todas las tareas y subtareas.

Ejercicio 4: Definir hitos
a)  Definir como hitos las tareas 4, 9, 19, 26 y 32

Ejercicio 5: Vinculación de tareas

• Siguiendo con el proyecto remodelación de oficina.mpp, vincule todas las tareas con una dependencia de fin a comienzo.
• Observe todas las tareas en el diagrama de Gantt seleccionando menú VER-Zoom-Proyecto completo.
• En Proyecto – Información del Proyecto, observe la fecha de finalización del proyecto calculada y en el botón Estadísticas la duración total del proyecto.
• En forma predeterminada la duración se especifica en días, modifique esta configuración para que se muestre en “semanas”: Menú Herramientas – Opciones – Programación, cambiar de días a semana en el cuadro de texto correspondiente a la duración. Observe los cambios y restaure la configuración.
• Cambiar las vinculaciones para que las tareas 29 y 30. comiencen juntas:
• Cambiar la dependencia entre la tarea 21 y 22 para que terminen juntas (FF).
• ¿Cuál es la duración total actual del proyecto? Qué efecto se produjo con las modificaciones?

 

Ejercicio 4: “Tarea”

• Definir las tareas y las vinculaciones necesarias para la realización de una cena de cumpleaños que se realizará dentro de 10 días a partir de la fecha actual.
• Esquematice el proyecto en fases y marque “hitos” significativos en la planificación.
• Guarde el proyecto en la carpeta D:\Curso Project, con el nombre “fiesta de cumpleaños”.